Definição
Uma Lista de Distribuição é uma lista de endereços de E-mail de pessoas que estão interessadas num mesmo assunto, fazem parte de um serviço, estão a frequentar uma determinada turma de uma determinada disciplina ou que de alguma forma compõem um grupo com interesses comuns.

Tipos de listas de distribuição
Existem dois sistemas para o uso de listas de distribuição de emails, os Grupos do diretório global de contactos da Sede da Universidade e as "Mailing list" criadas pelos utilizadores.

• Grupos do diretório global de contactos da Universidade: São endereços de grupo, automaticamente atualizados todos os dias em função da informação contida nos sistemas centrais, que correspondem a grupos de alunos que fazem parte de um curso num determinado ano letivo, ou grupos de gerais de utilizadores de um determinado tipo numa determinada unidade orgânica da Universidade, mais detalhes sobre este sistema no capítulo referente ao "Modo de utilização dos Grupos do diretório global de contactos".
• Mailing list criadas pelos utilizadores: São listas de distribuição de email criadas e mantidas por colaboradores ou docentes que facultam todas as funcionalidades de mailing list, mais detalhes sobre este sistema no capítulo "Principais modos de utilização das Mailing list" e seguintes.

Modo de utilização dos Grupos do diretório global de contactos
Existem dois tipos de grupos no diretório global de contactos, (1) os grupos que correspondem a alunos inscritos num curso num determinado ano letivo, (2) os grupos que correspondem a tipos de utilizadores de uma determinada unidade orgânica da Universidade. Estes endereços de grupos podem ser encontrados diretamente no Livro de Endereços (Address Book) do Outlook (ou de qualquer cliente de email compatível com o serviço Microsoft Exchange) ou do portal do Outlook na web (portal.office.com), para isso basta pesquisar pelo nome de um curso ou tipo de utilizador.

• Grupos correspondentes a alunos de Cursos: O grupo correspondente a um curso de um determinado ano letivo é composto por todos os alunos matriculados nesse curso no ano letivo escolhido. Para obter o endereço de um curso deve-se pesquisar pelo nome do curso ou pelo código do curso no livro de endereços do Outlook, por exemplo pesquisar pela palavra "Teologia" obtêm-se vários grupos que correspondem a vários cursos contendo a palavra "Teologia", todos os grupos relativos a cursos são seguidos do ano letivo de inscrição. O grupo com o endereço 1181-2021.lisboa@ucp.pt irá conter todos os alunos inscritos no curso 1181 no ano letivo 2021.
  O endereço de email destes grupos tem a forma «código do curso»-«ano letivo».lisboa@ucp.pt. Enviar um email para estes grupos corresponde a enviar um email para todos os alunos que fazem parte do grupo.
• Grupos correspondentes a tipos de utilizadores: Existem também grupos gerais especiais que representam todos os utilizadores de um determinado tipo numa determinada unidade orgânica da Universidade, os tipos possíveis de utilizadores são:
• Docentes-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de docência na «unidade» da Sede/Lisboa
• Colaboradores-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de colaborador na «unidade» da Sede/Lisboa
• Investigadores-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de investigação na «unidade» da Sede/Lisboa
• Prestadores Serviços-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de prestação de serviços na «unidade» da Sede/Lisboa
• Bolseiros-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de bolseiro na «unidade» da Sede/Lisboa
• Estagiários-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores com vinculo de estágio na «unidade» da Sede/Lisboa
• Staff-«Unidade»-Lisboa - Colaboradores e docentes na «unidade» da Sede/Lisboa
• Alunos da «Unidade»-Lisboa - Estudantes com inscrição ativa na «unidade» da Sede/Lisboa
• Alumni da «Unidade»-Lisboa - Antigos alunos que finalizaram um curso na (após 2010) na «unidade» da Sede/Lisboa
• Staff-Lisboa - Todos os colaboradores (docentes e não docentes) da Sede/Lisboa
• Alunos UCP Lisboa - Todos os alunos da Sede/Lisboa
• Alumni UCP Lisboa - Todos os antigos alunos (após 2010) da Sede/Lisboa
• Estes grupos especiais só podem ser usados por colaboradores pertencentes às respetivas unidades orgânicas a que dizem respeito os grupos.

Principais modos de utilização das Mailing list
Uma Mailgin List (lista de distribuição) pode ser usada de variadissimas maneiras, em seguida expomos algumas das mais comuns:

• Lista tradicional (também conhecida como mailing list): É uma lista de endereços de E-mail que sempre que um dos elementos que compõem a lista enviar uma mensagem para a lista esta mensagem será entregue a todos os elementos da lista;
• Lista de mailing (também conhecida como newsletter): É uma lista que apenas permite que o seu criador (ou um grupo restrito de endereços) envie mensagens sendo estas entregues a todos os membros da mesma, mas não permite que os membros troquem mensagens entre si;
• Lista moderada: Lista que permite as mesmas funcionalidades da lista tradicional com a diferença que as mensagens dos membros não serão entregues aos restantes membros sem antes haver uma aprovação por parte dos administradores e/ou moderadores da lista (normalmente o administrador acumula as funções de moderador podendo ser funções separadas);
• Listas em cascata: Uma lista cujos os membros são outras listas que por sua vez compõem grupos de endereços, por exemplo: Lista "Geral UCP", tendo como membros as listas "Sede", "CRBraga", "CRBeiras" e "CRPorto".

Gestão
A criação e alteração de Mailing list (listas de distribuição) está acessível através de uma página de internet - Sistema de Gestão de Listas de Distribuição, este link apenas está disponível em computadores dentro da rede da Universidade Católica Portuguesa ou ligados à rede da UCP por VPN. Para ter acesso ao sistema deverá autenticar-se com as mesmas credencias (utilizador e password) que utiliza para consultar o correio electrónico.