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Listas de Distribuíção

Definição
Uma Lista de Distribuição é uma lista de endereços de E-mail de pessoas que estão interessadas num mesmo assunto, fazem parte de um serviço, estão a frequentar uma determinada turma de uma determinada disciplina ou que de alguma forma compõem um grupo com interesses comuns.

Tipos de listas de distribuição
Existem dois sistemas para o uso de listas de distribuição de emails, os Grupos do diretório global de contactos da Sede da Universidade e as "Mailing list" criadas pelos utilizadores.

  • Grupos do diretório global de contactos da Sede da Universidade: São endereços de grupo, automaticamente atualizados todos os dias em função da informação contida nos sistemas centrais, que correspondem a grupos de alunos que fazem parte de uma disciplina ou curso, ou grupos de gerais de utilizadores de um determinado tipo numa determinada unidade orgânica da Universidade, mais detalhes sobre este sistema no capítulo referente ao "Modo de utilização dos Grupos do diretório global de contactos".
  • Mailing list criadas pelos utilizadores: São listas de distribuição de email criadas e mantidas por colaboradores ou docentes que facultam todas as funcionalidades de mailing list, mais detalhes sobre este sistema no capítulo "Principais modos de utilização das Mailing list" e seguintes.

Modo de utilização dos Grupos do diretório global de contactos
Existem dois tipos de grupos no diretório global de contactos, os grupos que correspondem a alunos inscritos numa disciplina ou curso e grupos que correspondem a tipos de utilizadores de uma determinada unidade orgânica da Universidade. Estes endereços de grupos podem ser encontrados diretamente no Livro de Endereços (Address Book) do Outlook (ou de qualquer cliente de email compatível com o serviço Microsoft Exchange) ou do portal de webmail de docentes e colaboradores, para isso basta pesquisar pelo nome de uma disciplina, curso ou tipo de utilizador.

  • Grupos correspondentes a Disciplinas ou Cursos: O grupo correspondente a uma disciplina é composto por todos os alunos inscritos nessa disciplina no ano letivo a decorrer. O grupo correspondente a um curso é composto por todos os alunos matriculados nesse curso no ano letivo a decorrer. Para obter o endereço de uma disciplina ou curso deve-se pesquisar pelo nome da disciplina ou do curso no livro de endereços do Outlook, por exemplo pesquisar pela palavra "Cristianismo e Cultura" obtêm-se vários grupos que correspondem a várias disciplinas com os nomes " Cristianismo e Cultura - XXCYYYYYY". O código que que aparece após o nome da disciplina corresponde ao código da disciplina. Enviar um email para estes grupos corresponde a enviar um email para todos os alunos que fazem parte do grupo.
  • Grupos correspondentes a tipos de utilizadores: Além de disciplinas e cursos, existem também grupos gerais especiais que representam todos os utilizadores de um determinado tipo numa determinada unidade orgânica da Universidade, os tipos possíveis de utilizadores são: alunos, docentes e colaboradores, por exemplo pesquisar pela palavra "Docentes" obtêm-se uma lista com vários grupos com os nomes "Docentes da(o) XXXX - Lisboa" onde o código XXXX corresponde ao nome da unidade orgânica a que os docentes estão primordialmente afetos. Enviar um email para estes grupos corresponde a enviar um email para todos os docentes que fazem parte de uma determinada unidade orgânica. Estes grupos especiais só podem ser usados por colaboradores pertencentes às respetivas unidades orgânicas a que dizem respeito os grupos.

Principais modos de utilização das Mailing list
Uma Mailgin List (lista de distribuição) pode ser usada de variadissimas maneiras, em seguida expomos algumas das mais comuns:

  • Lista tradicional (também conhecida como mailing list): É uma lista de endereços de E-mail que sempre que um dos elementos que compõem a lista enviar uma mensagem para a lista esta mensagem será entregue a todos os elementos da lista;
  • Lista de mailing (também conhecida como newsletter): É uma lista que apenas permite que o seu criador (ou um grupo restrito de endereços) envie mensagens sendo estas entregues a todos os membros da mesma, mas não permite que os membros troquem mensagens entre si;
  • Lista moderada: Lista que permite as mesmas funcionalidades da lista tradicional com a diferença que as mensagens dos membros não serão entregues aos restantes membros sem antes haver uma aprovação por parte dos administradores e/ou moderadores da lista (normalmente o administrador acumula as funções de moderador podendo ser funções separadas);
  • Listas em cascata: Uma lista cujos os membros são outras listas que por sua vez compõem grupos de endereços, por exemplo: Lista "Geral UCP", tendo como membros as listas "Sede", "CRBraga", "CRBeiras" e "CRPorto".

Gestão
A criação e alteração de Mailing list (listas de distribuição) está acessível através de uma página de internet - Sistema de Gestão de Listas de Distribuição, este link apenas está disponível em computadores dentro da rede da Universidade Católica Portuguesa ou ligados à rede da UCP por VPN. Para ter acesso ao sistema deverá autenticar-se com as mesmas credencias (utilizador e password) que utiliza para consultar o correio electrónico.

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